01
AI Workflow Automation
把現時靠人手、試算表和電郵撐住的流程自動化。
解決甚麼問題
每日或每週重複、靠一個人記得步驟、做完又沒有紀錄的工作。真正的成本往往不是氣力本身，而是延誤，以及之後才浮現的錯誤。
可接駁的系統
- 電郵與檔案儲存
- 資料庫與內部 API
- 第三方 SaaS API
- 通知渠道
常見用途
- 文件接收、擷取與歸檔
- 定期報告的準備與派發
- 按規則分派訂單、發票或 ticket
- 下游流程開始前的數據質素檢查
怎樣做
- 01 把現有流程逐步寫下來，包括人們非正式處理的例外。
- 02 把步驟分成確定的邏輯、系統接駁，以及少數 model 真正有用的位置。
- 03 Workflow 按時間或事件執行，有重試、例外隊列，以及每次執行的紀錄。
- 04 操作者仍可介入：人手重跑、覆寫，以及看見一次執行做了甚麼。
02
Custom Business Applications
為特定營運流程而建的網頁應用，而不是把通用產品硬套上去。
解決甚麼問題
流程已超出試算表，但又套不進現成系統；權宜之計變成了流程本身，沒有人掌握可靠的現況。
可接駁的系統
- 現有資料庫
- Identity providers
- 收款服務
- 報表與匯出目標
常見用途
- 營運與個案管理系統
- 報價、訂單與工作追蹤
- 供客戶查看進度與文件的 portal
- 內部審批與覆核流程
怎樣做
- 01 先定數據模型：實體、狀態，以及對業務重要的轉換。
- 02 畫面按人們實際做的工作、以及做的次序來建。
- 03 認證、權限與 audit trail 屬於第一期，不是後來才加。
- 04 系統尚未存放真實數據之前，先定部署、備份與還原。
03
Data & API Integration
在本來不打算互通的系統之間，可靠地搬動數據。
解決甚麼問題
同一份數據在多處維護、靠人手對帳，又沒有約定哪一邊作準。或者接駁已經存在，但失敗時沒有人知道。
可接駁的系統
- REST 與 webhook API
- SQL 資料庫
- Object storage 與檔案傳送
- 訊息與隊列服務
常見用途
- 在營運系統之間同步紀錄
- 把數據集中以便報表
- 接收第三方或合作方的數據
- 以受控 API 對外提供內部數據
怎樣做
- 01 寫明來源與目的系統的實際限制：速率、schema、認證、送達保證。
- 02 每個欄位指定一個作準系統，衝突怎樣處理也寫清楚。
- 03 傳送盡量做成 idempotent，重跑不會重複或弄壞數據。
- 04 失敗會發出有足夠脈絡的警示，而不是消失在 log 裏。
04
AI Model Integration
把語言與文件 model 用在現有系統裏已界定的工作上，並加上檢查。
解決甚麼問題
Model 確實有用的工作——讀非結構化文字、分類、草擬——但如果放一個無人監察的 chatbot，製造的工作往往比省下的更多。
可接駁的系統
- Hosted AI API
- 文件與內容儲存
- 覆核與審批介面
- 現有業務應用
常見用途
- 從合約、發票或表格擷取欄位
- 為收到的訊息分類並分派
- 為覆核而摘要長文件
- 草擬回覆，由人批准後才送出
怎樣做
- 01 先把工作收窄，直到輸出可以由程式或覆核者驗證。
- 02 Prompt、model 選擇與參數與應用程式碼一併版本管理。
- 03 輸出對着 schema 驗證，把握不足的個案交回給人。
- 04 每次呼叫記錄成本、延遲與錯誤率，以便老實評估這做法。
05
Internal Tools & Dashboards
讓日常負責該流程的人，看得見運作狀況。
解決甚麼問題
決策建基於已經過時的匯出試算表；或者問題要找開發者才答得了，因為數據只能用資料庫客戶端看到。
可接駁的系統
- 應用與分析資料庫
- 內部 API
- 身份與權限管理
- 電郵與訊息，用作定期輸出
常見用途
- 營運狀態與吞吐量 dashboard
- 支援與後勤團隊的管理工具
- 帶 audit trail 的數據更正介面
- 按時把報表送到電郵或儲存
怎樣做
- 01 先約定工具必須回答的問題，畫面通常因此減少。
- 02 查詢按實際取用方式來寫，而不是直接報 raw tables。
- 03 寫入動作受權限控制，並留下紀錄。
- 04 權限在交接時檢視，預設不會全部打開。
06
Process Digitalisation
把紙本、PDF 和電郵流程，搬到有結構的系統上。
解決甚麼問題
發生過甚麼事，紀錄只在收件箱或檔案櫃，覆核、報表與合規因此又慢又不可靠。
可接駁的系統
- 文件儲存
- 電郵與通知服務
- 現有紀錄系統
- 匯出予會計或合規
常見用途
- 表格與申請提交，並作結構化儲存
- 以數碼審批鏈取代電郵來回
- 由結構化數據產生文件
- 所有相關的人都能看見進度
怎樣做
- 01 把現時的紙本或電郵軌跡，寫成明確的狀態機。
- 02 數據只輸入一次，入口處驗證，下游重用，不再重打。
- 03 文件由驅動該流程的同一份數據產生。
- 04 歷史紀錄有計劃地遷移或封存，保留期事先議定。